Phương pháp 5W1H

Phương pháp 5W1H là thuật ngữ lần đầu được nhắc tới trong bài thơ của Rudyard Kipling có tên gọi “Just so stories”, xuất bản năm 1902, tạm dịch: 

“Tôi giữ bên mình sáu người hầu cận trung thực

(Họ đã dạy tôi tất cả những gì tôi biết);

Tên của họ là “Cái gì” (What), “ Tại sao” (Why) và “Khi nào” (When),

“Làm thế nào” (How),  “Ở đâu” (Where) và “Là ai” (Who)”

Về sau, 6 yếu tố trong bài thơ này phát triển lên thành một phương pháp, đặt đúng theo tên rút gọn: 5W1H. Phương pháp chỉ dẫn cách tiếp cận giải quyết vấn đề, và mỗi yếu tố 5W1H trong đó đảm nhiệm nêu lên một góc độ khác nhau để người phân tích nhìn nhận một cách toàn diện và đánh giá được các giải pháp khả thi.

1. Phương pháp 5W1H là gì?

Phương pháp 5W1H được hiểu là: một vấn đề có thể được tiếp cận và giải quyết thông qua các câu hỏi 5Ws và 1H. 

Ví dụ, giả sử nếu bạn phát hiện xe ô tô bạn đang sử dụng ngày càng tốn xăng, hao nhiên liệu, bạn có thể tự hỏi:

Who – Ai phát hiện ra vấn đề đầu tiên/ ai thường xuyên lái xe?

What – điều gì vừa thay đổi – ví dụ, việc bảo trì và sửa chữa được thực hiện lần trước ở trạm xăng?

When– Từ khi nào số km/ 1 lần đầy bình xăng lại giảm xuống? 

Where– Các tuyến đường hoặc khoảng cách lái xe mới cụ thể ở đâu?

How – Làm thế nào mà vấn đề trở nên đáng chú ý? Làm thế nào nó có thể được giải quyết?

Các câu hỏi có thể được thay đổi để phù hợp với bất kỳ vấn đề nào đang được giải quyết. Ws và H là cần thiết giúp bao quát tất cả các khía cạnh của một vấn đề để có thể tìm ra giải pháp toàn diện.

Nguồn ảnh: https://www.velaction.com/

2. Khi nào sử dụng Phương pháp 5W1H?

Có nhiều ứng dụng khác nhau của phương pháp 5W1H trong giới doanh nghiệp hoặc sản xuất hàng hóa. Nó tạo cơ sở cho các kỹ thuật phân tích nguyên nhân và kết quả đối với các vấn đề khác nhau. Phương pháp 6M, đề cập đến nhân lực (manpower), vật liệu (materials), máy móc (machinery), đo lường (measurement), phương pháp (methods), và tự nhiên (Mother nature) là một số các cách phân loại phái sinh từ phương pháp tiếp cận 5W1H.

Quá trình động não tư duy cũng sử dụng phương pháp này. Tính đơn giản, tính linh hoạt và cách tiếp cận toàn diện của nó giúp bạn dễ dàng hình dung ra cấu trúc cần có của quy trình suy nghĩ kể trên. 

Nguồn ảnh: Pixarbay

3. Phương pháp được sử dụng theo các bước sau:

Chữ W đầu tiên là What?

Đặt ra câu hỏi về những gì cần cải thiện. Cải tiến giúp đạt được điều gì và nên làm gì.

W thứ hai là Where?

Đặt ra câu hỏi liên quan đến vị trí. Ví dụ, tại sao hoạt động ở một địa điểm nhất định, lợi thế hoặc hạn chế của nó.

W thứ ba là When?

Giải quyết các vấn đề liên quan đến trình tự hoạt động, chu kỳ thời gian. Tại sao việc nên được thực hiện vào thời điểm nhất định như vậy. Thay đổi dòng thời gian có làm cho việc thực thi tốt hơn không?

W thứ 4 là Who?

Đề cập đến người cần giải quyết vấn đề hoặc chịu trách nhiệm thực hiện giải pháp. Nó đề cập đến phân công nhiệm vụ, cộng tác và nhân lực.

Thứ 5 là H – How?

Nó đề cập đến việc một thủ tục hoặc phương pháp nên thay đổi như thế nào, cho dù một phương pháp có đòi hỏi ít chi phí hơn hoặc mức độ thành thạo hay không; liệu quy trình của nó có cần được thay thế bằng một quy trình tốt hơn hay không.

W cuối cùng là Why?

Với Why,  người ta có thể suy ngẫm về mọi thứ; từ vấn đề đang được nhận thức đến các cách tiếp cận sẽ được thảo luận.

4. Một số ưu điểm của phương pháp 5W1H:

Quá trình này rất đơn giản: mọi người có thể hiểu cách tiếp cận như rõ ràng từ thuật ngữ và định nghĩa của nó.

Giúp tiếp cận giải quyết vấn đề một cách hệ thống: người ta có thể đặt tất cả các câu hỏi mọi lúc để đạt được thành công trong việc nhìn nhận một vấn đề từ mọi góc độ.

Đa năng là một lợi thế khác của cách tiếp cận này; nó có thể được sử dụng để giải quyết bất kỳ loại vấn đề nào vì các câu hỏi có thể được điều chỉnh tùy theo từng tình huống.

Bao quát cái nhìn toàn diện về một vấn đề giúp người ta giải quyết tất cả các khía cạnh chính; một khi chế độ xem 360 độ về một vấn đề được thực hiện, người ta có thể quyết định lộ trình giải quyết.

5. Làm thế nào để áp dụng phương pháp 5W1H vào công việc của bạn?

Có nhiều cách khác nhau mà người ta có thể áp dụng phương pháp 5W1H để làm việc. Là một cách tiếp cận phổ quát có thể áp dụng cho mọi tình huống, nó hoạt động như một công cụ phân tích cho các nhóm dự án và các nhà quản lý sử dụng một cách hiệu quả và vạch được rõ ràng đường hướng cho cả một nhóm, bộ phận hoặc tổ chức nhất định.

Thiết lập một lộ trình tổ chức thường là một nhiệm vụ phức tạp trong các tình huống khác nhau. Để thiết lập các con đường rõ ràng đạt được các mục tiêu nhất định, quản lý cấp cao của một doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp này với các bước sau:

-Tốt nhất là bắt đầu bằng cách chia nhỏ các vấn đề phức tạp với sơ đồ nguyên nhân- kết quả hoặc sơ đồ xương cá; điều này giúp xẻ nhỏ vấn đề và đạt được mục tiêu chính.

-Sơ đồ xương cá có thể tạo điều kiện cho một phiên động não ban đầu. Nó giúp xác định các điểm W khác nhau và giới thiệu cách thức có thể đạt được sự phát triển của tổ chức, đây là điểm H chính ở đây.

Xác định các yếu tố chính và ưu tiên chúng, đề xuất các hành động phù hợp và hiệu quả.

6. Mẹo triển khai phương pháp 5W1H cho một tổ chức

Trọng tâm là xác định các khu vực chức năng chính của tổ chức và phân tích cách các khu vực này liên kết với nhau +  đóng góp vào việc thiết lập xương sống và cấu trúc của một tổ chức như thế nào. 

Tiếp cận bằng phương pháp này chia thành 3 giai đoạn chính:

1. Phân tích lại mục tiêu của tổ chức.
2. Xác định các yếu tố chính và chức năng ưu tiên.
3. Đối chiếu các chức năng với thực tiễn thực hiện.

Với phương pháp này, các câu hỏi 5W1H được đặt ra ngay trong giai đoạn 1. Tổng quan đạt được dựa trên các câu trả lời sẽ giúp tìm ra các yếu tố quan trọng và phân tích xem chúng sẽ đóng góp như thế nào vào mục tiêu tổng thể.

Trong trường hợp này, ví dụ về các câu hỏi có thể là: 

What?

• Mục tiêu tổng thể của tổ chức và các nhiệm vụ hoặc các lĩnh vực chức năng khác nhau được yêu cầu là gì?
• Mục đích, quy trình, hoạt động hướng tới mục tiêu chung của tổ chức là gì?

Who?

• Đưa ra quyết định ai là các bên liên quan, những người bị ảnh hưởng hoặc chịu trách nhiệm.
• Chi tiết về đối tượng khách hàng, nhà cung cấp, nhà quản lý.

Where?

• Xác định đâu sẽ là vị trí của một tổ chức hoặc nơi hoạt động của tổ chức đó.

When?

• Điều này liên quan đến việc thảo luận về tiến trình hoàn thành các sản phẩm được giao theo chức năng hoặc phòng ban; thiết lập thời lượng, tần suất và các ngày quan trọng.

How?

• Quyết định cách thức hoạt động của một tổ chức và các bộ phận trong tổ chức đó.
• Trả lời các câu hỏi liên quan đến thủ tục ở các cấp chức năng khác nhau, cấu trúc, kỹ thuật và phương tiện được sử dụng.
• Nó cũng có thể bao gồm một ước tính về nguồn lực hoặc ngân sách; chi phí liên quan và ngân sách được phân bổ.

Why?

• Phản ánh chung lại mục đích, mục tiêu, tầm nhìn tổng thể của tổ chức.

Tóm tắt lại:

5W1H là một phương pháp cho phép một tình huống được phân tích và mô tả ở cấp độ toàn diện và sâu sắc hơn. 

Với phương pháp và ứng dụng của nó như sơ đồ xương cá , 5W1H có thể giúp các cá nhân, tổ chức nhìn thấy bức tranh toàn cảnh thay vì giải quyết chỉ một mặt nhất định của vấn đề. Đó là cách tư duy có cấu trúc để bạn hình dung ra các giải pháp có thể để đạt được mục tiêu mong muốn.

Nguồn bài viết: edrawsoft.com