CÁCH TRUYỀN ĐẠT Ý TƯỞNG VÀ THUYẾT PHỤC CÁC STAKEHOLDER
Những nhà thiết kế luôn có nhiều ý tưởng để nói cho dù là họ đang thực hiện dự án một cách khoa học thông qua quá trình nghiên cứu người dùng hay một cách sáng tạo từ sự tưởng tượng của mình.
Nhưng việc bảo vệ những ý tưởng tuyệt vời không hề dễ dàng và dừng lại ở việc nói rằng chúng ta tin tưởng vào chúng như thế nào và chúng ta sẵn sàng “chiến đấu” như thế nào để bảo vệ chúng. Việc liệu một ý tưởng có thể được thông qua và được hiện thực hóa trong quá trình thiết kế phụ thuộc vào một quá trình không thể xem nhẹ: truyền đạt ý tưởng tới các stakeholder.
Đó không phải việc dễ dàng, kì thực việc truyền đạt ý tưởng cho các bên liên quan không đơn thuần chỉ là tập trung tất cả mọi người để thống nhất rằng một ý tưởng nào đó là đáng để thực hiện. Nó là một hành vi cân bằng của giữa việc thuyết phục những stakeholder của bạn rằng ý tưởng của bạn là cần thiết để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp, trong khi ủng hộ cho nhu cầu của những người không hề có mặt trong cuộc thảo luận: người dùng cuối cùng của thiết kế/ứng dụng.
- Định hình sự truyền tải
Bất kể stakeholder là ai và họ thích được giao tiếp như thế nào, không ai có thể phớt lờ một câu chuyện hay.
Một cách hay để tạo lập một câu chuyện thuyết phục là sử dụng Nguyên lý kim tự tháp của Mckinsey.
Với phương pháp quy nạp này, bạn bắt đầu câu chuyện với câu trả lời hoặc giải pháp, theo sau bởi tổng hợp và tóm tắt 3 luận điểm chủ chốt của mình. Cựu cố vấn của McKinsey, Ameet Randative, khẳng định rằng 3 là con số kì diệu rằng “hầu hết chúng ta luôn kì vọng mọi thứ ở dưới dạng các nhóm gồm 3 đơn vị.”
Những luận điểm này có thể được sắp xếp theo trình tự thời gian, cấu trúc hoặc mức độ ưu tiên nhưng chúng không nên chồng chéo, trùng lặp nhau. Mỗi luận điểm nên có khả năng đứng một mình:
[Những luận điểm] là những bộ sưu tập sâu sắc mà không có thứ gì thay thế. (Barbara Minto).
Giống như gì bạn đã trải qua khi truyền đạt ý tưởng của mình, điều khó chính là thu hút và giữ những stakeholder chú ý vào nội dung bạn đang nói. Tuy nhiên, có một quy tắc bất thành văn rằng bạn nên cố gắng xây dựng một bài trình bày dài từ 7 – 20 phút (tương ứng với nội dung của ý tưởng) bởi đó là khoảng thời gian trung bình con người có thể giữ tập trung và chủ động lắng nghe người khác. Sự ngắn gọn của phần trình bày, cùng với những luận điểm được xây dựng tốt sẽ giúp bản thân bạn có vẻ tự tin và thuyết phục hơn, điều khiến việc truyền đạt ý tưởng của bạn đáng nhớ hơn.
Cuối cùng, hãy hạn chế sử dụng những từ ngữ khó hiểu và phức tạp, bao gồm tiếng lóng và những khái niệm thiết kế quá chuyên sâu. Mặc dù chúng có ý nghĩa nhất định với chúng ta, giáo sư tâm lý học Daniel Oppenheimer đã phát hiện ra rằng,
“Bất cứ từ ngữ nào khiến cho nội dung trở nên khó đọc và khó hiểu, như những từ dài không cần thiết hoặc những kiểu chữ rườm rà, sẽ làm giảm hứng thú và ấn tượng của người đọc dành cho tác giả và chính phần nội dung đó.”
- Cùng thống nhất về ý tưởng thiết kế
Nhất trí về yêu cầu và mục tiêu của ý tưởng thiết kế
Với tư cách là những nhà thiết kế, tất cả chúng ta có lẽ có thể làm tốt hơn nếu có sự tham gia của stakeholder trong quá trình thiết kế sớm hơn (bắt đầu với những yêu cầu và mục tiêu của ý tưởng) – nhưng dù sao thì, stakeholder là ai?
Trước khi bạn bắt đầu bất cứ bước nào của quá trình thiết kế, bạn cần biết ai là những người có quyền quyết định chính để bạn có thể làm việc trực tiếp với họ. Bất cứ khi nào một phương án không khả thi và bạn cần sự tham gia của những người khác, hãy đảm bảo rằng bạn theo sát một cách trực tiếp với stakeholder chính và giải thích rõ ràng nhu cầu và mục đích một khi chúng được thiết lập.
Cách nhất trí về mục tiêu và yêu cầu của dự án
- Trước khi trình bày dự thảo của bạn với stakeholder, hãy đảm bảo rằng nó được xây dựng trên nền tảng nghiên cứu thực tế hoặc những kiến thức đáng tin cậy và nó không chỉ là kết quả của những ý tưởng bốc đồng. Việc chia sẻ những nghiên cứu phù hợp có liên quan sẽ giúp họ hiểu vì sao bạn tới với ý tưởng thiết kế, những yêu cầu và mục tiêu của nó và sẽ khiến họ nghiêng về ủng hộ nó hơn. Sau đó, mời họ cho ý kiến về dự thảo của bạn. Họ có thể sẽ có một số yêu cầu và mục đích khác hoặc bổ sung một số chi tiết để phù hợp hơn cho doanh nghiệp, trong khi những gì bạn trình bày thường lấy người dùng làm trung tâm.
- Hãy nhớ rằng những mục tiêu của dự án có thể thay đổi. Nếu ý tưởng của bạn được duyệt, hãy thiết lập những cột mốc trong quá trình thiết kế một cách thường xuyên và sử dụng mỗi cột mốc như là một cơ hội để nhìn lại những yêu cầu và mục tiêu liệu chúng vẫn còn thích hợp hay không.
Vậy điều gì có thể xảy ra nếu những stakeholder cùng tụ tập và mang tới một bản dự thảo – bản dự thảo mà bản thân bạn cũng tự nghi hoặc liệu nó có khả thi không, bởi bạn nhận thức được tất cả những kiến thức và kinh nghiệm thông thường đều đi ngược lại dự thảo đó?
Hãy luôn chuẩn bị kĩ lưỡng cho những tình huống như vậy và đừng ngại ngùng phản biện những stakeholder. Bạn có trách nhiệm với người dùng, có trách nhiệm làm những việc đúng đắn và có trách nhiệm nói thay tiếng nói của người dùng. Nếu bạn biết một mục tiêu nào đó có thể khiến ý tưởng dự án lạc đề, thì hãy cho stakeholder thấy những bằng chứng chứng minh điều đó. Và trong trường hợp bạn không hề có chứng cứ gì cho quan điểm của bản thân mà chỉ là linh cảm của người làm thiết kế, hãy sắp xếp một cuộc thử nghiệm với người dùng để xác minh giả thuyết của mọi người.
Trao đổi kiến thức
Không phải stakeholder nào cũng hiểu những giá trị của thiết kế, cũng giống như không phải nhà thiết kế nào cũng hiểu việc kinh doanh. Điều này thực sự là một thách thức khi cố gắng trình bày ý tưởng của bạn với những người không thực sự chuyên về thiết kế và thuyết phục họ duyệt ý tưởng. Vậy, bằng cách nào bạn có thể vượt qua trở ngại này? Câu trả lời là bằng cách cung cấp những kiến thức bạn biết cho mọi người.
Ví dụ, khi tôi làm việc với những khách hàng trong ngành tư vấn thiết kế, chúng tôi luôn luôn kết hợp với nhóm stakeholder để thực hiện nghiên cứu người dùng thực tế. Chúng tôi sẽ đi tới nhà của người dùng, ngồi cùng xe với họ và thậm chí đi mua sắm cùng họ. Bằng cách đắm chìm stakeholder trong môi trường đó và giúp họ chứng kiến những phản hồi ngay lập tức của người dùng, chúng ta có thể khiến stakeholder tin tưởng hơn và phương pháp nghiên cứu của chúng ta. Một cách ngang bằng, stakeholder cũng giúp đỡ chúng ta bằng việc đưa ra phản hồi ngay lập tức mà sau đó chúng ta sử dụng để hoàn thiện thiết kế cuối cùng.
Sự tham gia của những stakeholder trong bước nghiên cứu hành vi người dùng thực thế, giống như ví dụ của tôi trên đây, chỉ là một trong nhiều cách để thực hiện việc trao đổi kiến thức. Bạn cũng có thể thực hiện một bài phỏng vấn đơn giản được thiết kế để hé lộ những chuyên môn tương ứng của bạn về một chủ đề cụ thể, cho tới khi cả bên có được một quan điểm chung.
Những câu hỏi trao đổi kiến thức
- Chiến lược kinh doanh và thiết kế ở trình độ cao là gì?
- Bạn đo đếm sự thành công như thế nào?
- Bạn sử dụng những phương pháp nào và vì sao?
Nhớ rằng, việc mời những stakeholder tham gia vào quá trình thiết kế là một cách thuyết phụ, nhưng nó chỉ hiệu quả khi họ hiểu những gì bạn hiểu.
Ưu tiên những nhu cầu của doanh nghiệp
Như là những nhà thiết kế trải nghiệm người dùng, chúng ta ở đây để đại diện cho những người dùng cuối của thiết kế. Thường thì mọi quá trình giải quyết một vấn đề gì đó của người dùng cũng dẫn tới việc giải quyết một vấn đề kinh doanh – điều cuối cùng dẫn tới một cái kết win-win mọi người đều mong muốn.
Với kinh nghiệm của mình, tôi cho rằng việc dự đoán và tranh luận về cách ý tưởng thiết kế của bạn sẽ giải quyết một nhu cầu kinh doanh, một vấn đề hoặc một mối bận tâm nào đó là cách tốt nhất để truyền đạt ý tưởng. Thực hiện điều này tất nhiên khó hơn nói. Với tư cách là những nhà thiết kế, chúng ta quá mải mê giải thích thiết kế của mình sẽ giúp người dùng như thế nào, tới mức chúng ta quên stakeholder và doanh nghiệp cũng có những nhu cầu riêng.
Tập trung vào những mối bận tâm và nhu cầu của doanh nghiệp là cách tốt nhất để giữ sự tập trung của các stakeholder trong khi chúng ta dẫn họ qua một màn trình bày ý tưởng mang lại lợi ích hài hòa cho cả doanh nghiệp và người dùng.
Vấn đề là cần xác định nhóm stakeholder của dự án đang quan tâm về vấn đề gì, và sắp đặt phần trình bày xung quan mối quan tâm đó.
Tạm kết
Rào cản thực sự của việc trình bày ý tưởng thiết kế là vượt qua những phản đối không thể tránh được đến từ các stakeholder.
Việc giải quyết những mối bận tâm của stakeholder theo một cách có thể khiến họ cảm thấy được lắng nghe và được tôn trọng mà không đe dọa sự toàn vẹn của thiết kế thực sự là một kỹ năng mọi nhà thiết kế cần làm chủ. Tin tốt là, bằng việc gắn kết và hợp tác với stakeholder trong quá trình thiết kế từ những bước đầu sẽ làm giảm phần nào sự phản đối của họ khi bạn trình bày thành quả của mình.
Vậy “bí kíp” thuyết phục stakeholder của bạn là gì? Hãy chia sẻ ở phần bình luận nhé.
Nguồn: medium.com